Điều khoản sử dụng & Nội quy CLB

Le Loi Robotics & STEAM Club (LRAS) là câu lạc bộ Robotics & STEAM của Trường THPT Lê Lợi, quy tụ học sinh đam mê công nghệ và robot.

1.1 — Mục đích hoạt động

Mang kiến thức và ứng dụng về Robotics đến gần hơn với sinh viên, đặc biệt là những ai đam mê công nghệ. CLB tạo ra một môi trường chuyên nghiệp, năng động, giúp thành viên thể hiện tài năng, sự sáng tạo và niềm đam mê trong lĩnh vực khoa học, kỹ thuật và công nghệ robot.

1.2 — Tầm nhìn và sứ mệnh

LRAS hướng tới trở thành nơi khơi gợi nguồn cảm hứng cho các bạn trẻ yêu thích Robotics, giúp họ tìm hiểu và học hỏi trong một cộng đồng chung đam mê; tạo cơ hội tích lũy kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn, đồng thời phát triển kỹ năng mềm và xây dựng mối quan hệ cả trong và ngoài CLB.

1.3 — Lĩnh vực hoạt động

Thiết kế cơ khí, lập trình điều khiển và phát triển các hệ thống robot. Bên cạnh đó là thi đấu robot, triển lãm công nghệ và hợp tác với những đơn vị cùng lĩnh vực nhằm nâng cao trải nghiệm cho thành viên.

CLB hoạt động với Ban Chủ nhiệm và bốn ban chức năng. Mỗi ban có một Trưởng ban chịu trách nhiệm quản lý mảng hoạt động của ban mình và báo cáo cho Ban Chủ nhiệm.

2.1 — Chủ nhiệm Câu lạc bộ

• Lãnh đạo chung: người đứng đầu CLB, chịu trách nhiệm cao nhất về định hướng, kế hoạch và mọi hoạt động.
• Quản lý điều hành: triệu tập và chủ trì họp toàn CLB và họp Ban Chủ nhiệm; phân công nhiệm vụ cho các ban và theo dõi việc thực hiện.
• Đại diện chính thức: làm việc với Ban Giám hiệu, các phòng ban nhà trường và các tổ chức, đối tác bên ngoài.
• Quyết định cuối cùng: xử lý kỷ luật, sử dụng ngân quỹ, kết nạp hoặc chấm dứt tư cách thành viên.

2.2 — Phó Chủ nhiệm Câu lạc bộ

Hỗ trợ Chủ nhiệm trong điều hành thường nhật; thay mặt điều hành khi được ủy quyền hoặc khi Chủ nhiệm vắng mặt; phối hợp với Trưởng các ban để đảm bảo kế hoạch được thực hiện; và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể khác theo phân công.

2.3 — Ban Kỹ thuật - Lập trình

Đào tạo kỹ thuật về lập trình, điện - điện tử và hệ thống điều khiển robot; lên kế hoạch và giám sát phần điều khiển của các dự án nghiên cứu, chế tạo robot; tư vấn và hỗ trợ thành viên nâng cao kỹ năng chuyên môn.

2.4 — Ban Cơ khí

Thiết kế cơ khí, lựa chọn vật liệu, gia công và lắp ráp khung robot; bảo trì máy công cụ của CLB; hướng dẫn và giám sát thành viên khi vận hành thiết bị gia công.

2.5 — Ban Truyền thông - Thiết kế

Quản lý hình ảnh và các kênh truyền thông chính thức của CLB; sản xuất nội dung và thiết kế ấn phẩm giới thiệu CLB, kêu gọi tài trợ, quảng bá sự kiện; đưa tin tại sự kiện; chuẩn bị thông cáo và liên hệ báo chí khi cần.

2.6 — Ban Tài chính - Đối ngoại

Xây dựng kế hoạch ngân sách và quản lý quỹ CLB; chủ động tìm kiếm tài trợ từ doanh nghiệp, tổ chức và cựu học sinh; thiết lập và duy trì quan hệ đối ngoại; phụ trách hậu cần và lễ tân cho các sự kiện của CLB; đảm bảo mọi khoản thu chi đều có chứng từ và báo cáo rõ ràng.

Thành viên CLB — thường được gọi là LRASers — là những sinh viên nhiệt huyết, có đam mê với khoa học và công nghệ, đặc biệt trong lĩnh vực Robotics.

3.1 — Tiêu chí trở thành thành viên

• Có niềm đam mê với Robotics và kiến thức cơ bản về điện tử, lập trình hoặc cơ khí.
• Cam kết tham gia tích cực các buổi họp, hoạt động nhóm, dự án và sự kiện do CLB tổ chức.
• Có tinh thần trách nhiệm cao và khả năng làm việc nhóm tốt.
• Sẵn sàng học hỏi, tiếp thu ý kiến đóng góp và không ngừng cải thiện kỹ năng.

3.2 — Quyền lợi của thành viên

• Tham gia mọi hoạt động học thuật, nghiên cứu, chế tạo và các cuộc thi Robotics do CLB tổ chức hoặc đại diện CLB tham gia — bao gồm các đội tuyển Robocon và VEX Robotics.
• Sử dụng tài nguyên, cơ sở vật chất và thiết bị của CLB theo quy định — phòng Lab, linh kiện robot, tài liệu chuyên môn.
• Đóng góp ý kiến và đề xuất sáng kiến nhằm cải thiện hoạt động, dự án và quy trình làm việc.
• Tham gia các khóa đào tạo, workshop chuyên môn do CLB hoặc đối tác tổ chức.
• Giao lưu, học hỏi kinh nghiệm với thành viên từ các CLB công nghệ khác trong và ngoài trường.

3.3 — Nghĩa vụ của thành viên

• Tuân thủ nội quy: chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định của CLB và luôn bảo vệ uy tín của CLB.
• Tham gia tích cực: chủ động đóng góp vào các hoạt động, dự án theo phân công.
• Bảo quản tài sản: sử dụng và giữ gìn tài sản, trang thiết bị của CLB cẩn thận, đúng mục đích; tránh gây hư hỏng hoặc thất thoát.
• Tôn trọng đồng đội: ứng xử văn minh, sẵn sàng hỗ trợ đồng đội trong học tập và công việc chung.
• Giữ gìn hình ảnh CLB: không sử dụng danh nghĩa CLB cho mục đích không chính đáng hoặc hành vi vi phạm đạo đức, pháp luật.

3.4 — Kết nạp và mở tài khoản

• Quyết định kết nạp thuộc Ban Chủ nhiệm, theo quy trình CLB công bố ở từng thời điểm. Portal không nhận đơn và không xét tuyển.
• Mở tài khoản: sau khi được kết nạp, quản trị viên tạo hồ sơ thành viên cho bạn trên Portal. Bạn đăng nhập bằng Google với đúng email đã được ghi trong hồ sơ đó — không có đăng ký tự do.
• Danh sách thành viên là căn cứ duy nhất: Google chỉ chứng minh bạn sở hữu hộp thư; việc bạn có phải thành viên hay không do dữ liệu của CLB quyết định. Một email không có hồ sơ sẽ bị từ chối đăng nhập.

CLB đề cao việc bảo mật thông tin nhằm bảo vệ các ý tưởng sáng tạo và quyền lợi của thành viên.

4.1 — Nguyên tắc bảo mật

Mọi thông tin liên quan đến dự án, ý tưởng, sản phẩm và hoạt động nội bộ của CLB đều phải được bảo mật tuyệt đối: nội dung cuộc họp, tin nhắn trao đổi công việc, tài liệu kỹ thuật, dữ liệu thử nghiệm, hình ảnh và video nội bộ, thông tin cá nhân của thành viên. Thành viên chỉ được truy cập và sử dụng tài liệu nội bộ trong phạm vi nhiệm vụ được giao.

4.2 — Chia sẻ thông tin ra bên ngoài

Tuyệt đối không chia sẻ thông tin, tài liệu hoặc tiết lộ hoạt động nội bộ cho bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức bên ngoài nào nếu chưa được Chủ nhiệm cho phép. Mọi yêu cầu cung cấp thông tin ra ngoài — bài viết báo chí, giới thiệu dự án cho nhà tài trợ — phải được Ban Chủ nhiệm xem xét và phê duyệt trước.

4.3 — Sở hữu trí tuệ (IP)

• Sản phẩm chung: mọi nghiên cứu, thiết kế cơ khí (CAD), sơ đồ mạch (PCB), mã nguồn, thiết kế ấn phẩm hoặc tài liệu đào tạo tạo ra trong quá trình tham gia dự án chính thức hoặc khi sử dụng tài nguyên của CLB đều thuộc sở hữu của LRAS.
• Quyền sử dụng cá nhân: thành viên được dùng hình ảnh và mô tả sản phẩm cho Portfolio, CV, đồ án tốt nghiệp — với điều kiện ghi rõ “Sản phẩm được phát triển tại Le Loi Robotics & STEAM Club (LRAS)” và được Chủ nhiệm đồng ý bằng văn bản trước khi công bố.
• Bảo hộ và chuyển giao: nghiêm cấm tự ý đăng ký bản quyền, thương mại hóa hoặc chuyển giao thiết kế, mã nguồn của CLB cho bên thứ ba khi chưa có văn bản cho phép từ Ban Chủ nhiệm và Nhà trường.

4.4 — Xử lý vi phạm bảo mật

• Lần đầu: cảnh cáo và nhắc nhở bằng lời hoặc văn bản, yêu cầu khắc phục hậu quả và cam kết không tái phạm.
• Lần thứ hai: đình chỉ quyền tham gia hoạt động trong thời gian do Ban Chủ nhiệm quy định.
• Nghiêm trọng: làm lộ thông tin dự án quan trọng cho đối thủ hoặc gây thiệt hại lớn — Ban Chủ nhiệm họp khẩn để xem xét khai trừ.

Những quy định giúp mọi hoạt động của LRAS diễn ra hiệu quả, có tổ chức và an toàn.

5.1 — Tham gia họp và hoạt động

Mỗi thành viên phải có mặt đầy đủ và đúng giờ theo lịch đã thông báo. Nếu có lý do chính đáng, phải thông báo trước cho Ban Chủ nhiệm hoặc người phụ trách trực tiếp và được đồng ý. Thành viên vắng mặt không phép hoặc thường xuyên đi trễ quá 3 lần sẽ bị xem xét xử lý kỷ luật.

5.2 — Thái độ và tác phong

Giữ thái độ tích cực, hòa nhã và tôn trọng lẫn nhau; đề cao tinh thần hợp tác. Nghiêm cấm tranh cãi gay gắt thiếu xây dựng, xúc phạm người khác hoặc bất kỳ hành vi nào gây mất đoàn kết nội bộ.

5.3 — An toàn lao động tại phòng Lab

• Chỉ được vận hành thiết bị cơ khí, máy công cụ (in 3D, máy hàn, máy cắt, máy khoan…) khi đã được Ban Cơ khí hướng dẫn và dưới sự giám sát của người có chuyên môn.
• Phải sử dụng trang bị bảo hộ cá nhân phù hợp: kính bảo hộ khi hàn hoặc cắt, khẩu trang khi gia công bụi.
• Kiểm tra an toàn nguồn điện và thiết bị phòng cháy chữa cháy trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ca làm việc.

5.4 — Quản lý trang thiết bị và linh kiện

• Mọi linh kiện, thiết bị mượn ra khỏi phòng Lab hoặc dùng cho dự án cá nhân đều phải đăng ký vào Sổ quản lý thiết bị của CLB và hoàn trả đúng thời hạn.
• Hư hỏng do lỗi khách quan trong quá trình nghiên cứu: CLB và Ban Tài chính xem xét hỗ trợ kinh phí sửa chữa hoặc thay thế.
• Hư hỏng do lỗi chủ quan — bất cẩn, dùng sai quy trình kỹ thuật: cá nhân gây ra lỗi phải chịu trách nhiệm đền bù một phần hoặc toàn bộ giá trị thiết bị theo quyết định của Ban Chủ nhiệm.

5.5 — Sự kiện và cuộc thi

Khi đại diện CLB, thành viên phải tuân thủ quy định của ban tổ chức, ứng xử lịch thiệp, mặc trang phục phù hợp và thể hiện tinh thần fair-play. Thành viên được cử thi đấu phải tham gia đầy đủ các buổi tập huấn; Ban Kỹ thuật - Lập trình và các thành viên khác có trách nhiệm hỗ trợ đội thi trong quá trình chuẩn bị.

5.6 — Phát ngôn và mạng xã hội

• Không thành viên nào được nhân danh CLB để phát ngôn, tuyên bố, ký kết hợp tác hoặc trả lời phỏng vấn báo chí khi chưa được Chủ nhiệm ủy quyền bằng văn bản.
• Khi đăng tải nội dung liên quan đến CLB, phải đảm bảo không lộ thiết kế chưa công bố và không lộ nội dung họp nội bộ.
• Nghiêm cấm đăng nội dung tiêu cực, đả kích CLB, Nhà trường hoặc thành viên khác trên mạng xã hội cá nhân và các hội nhóm công cộng.
• Nghiêm cấm sử dụng hình ảnh, logo, tên thương hiệu LRAS cho mục đích thương mại cá nhân.

Tùy theo mức độ và tính chất vi phạm, LRAS áp dụng các hình thức xử lý tương ứng — đảm bảo tính răn đe nhưng cũng tạo cơ hội cho thành viên sửa chữa.

6.1 — Vi phạm nhẹ

Vắng mặt không phép hoặc đi muộn, thiếu tích cực trong công việc chung, không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn mà không có lý do chính đáng, thái độ chưa đúng mực với thành viên khác. Hình thức: nhắc nhở riêng hoặc trước tập thể; tái phạm thì khiển trách bằng văn bản và thông báo rộng rãi trong CLB.

6.2 — Vi phạm nghiêm trọng

Vi phạm quy định bảo mật; cố ý phá hoại hoặc làm hư hỏng tài sản, trang thiết bị; xúc phạm nghiêm trọng gây mất đoàn kết; hoặc bất kỳ hành vi nào vi phạm đạo đức, pháp luật dưới danh nghĩa thành viên CLB.

• Cảnh cáo bằng văn bản — vi phạm nghiêm trọng lần đầu hoặc liên tục vi phạm nhiều lần.
• Tạm đình chỉ hoạt động — đình chỉ sinh hoạt trong một thời gian nhất định, ví dụ 1 tháng hoặc 1 học kỳ.
• Khai trừ khỏi CLB — hành vi đặc biệt nghiêm trọng hoặc tái phạm nhiều lần dù đã được tạo cơ hội sửa sai.

6.3 — Thẩm quyền và quy trình

Việc xác định mức độ vi phạm và hình thức kỷ luật do Ban Chủ nhiệm thảo luận và đề xuất. Trước khi quyết định, Ban Chủ nhiệm có thể tổ chức họp toàn CLB hoặc họp mở rộng với đại diện các ban để lắng nghe ý kiến, nhằm đảm bảo tính khách quan. Chủ nhiệm là người có thẩm quyền phê duyệt quyết định cuối cùng; kết quả được thông báo chính thức đến thành viên vi phạm và toàn thể CLB.

Hoạt động tài chính của CLB tuân thủ nguyên tắc minh bạch, tiết kiệm và đúng mục đích. Ban Tài chính - Đối ngoại chịu trách nhiệm quản lý quỹ và báo cáo.

7.1 — Quỹ CLB và đóng góp thành viên

Quỹ phục vụ các hoạt động chung: mua sắm thiết bị, tổ chức sự kiện, hỗ trợ thành viên tham gia cuộc thi, khen thưởng. Quỹ hình thành từ đóng góp của thành viên, hoạt động gây quỹ, tài trợ từ bên ngoài và hỗ trợ của nhà trường. Mỗi thành viên có trách nhiệm đóng phí theo học kỳ hoặc theo năm học; mức phí và thời hạn được thông báo vào đầu kỳ.

7.2 — Tài trợ và gây quỹ

Khi tiếp nhận tài trợ, Ban Tài chính - Đối ngoại phải báo cáo chi tiết số lượng, giá trị và mục đích cho Ban Chủ nhiệm, và sử dụng đúng thỏa thuận với bên tài trợ. Mọi chương trình gây quỹ phải được Ban Chủ nhiệm phê duyệt kế hoạch trước khi thực hiện; số tiền thu được phải được kiểm kê, công bố công khai và bổ sung vào quỹ.

7.3 — Phê duyệt chi tiêu và chứng từ

Mọi khoản chi phải được Chủ nhiệm hoặc người được ủy quyền đồng ý trước; khoản chi lớn hoặc ngoài kế hoạch phải được Ban Chủ nhiệm họp bàn thống nhất. Mọi thu chi phải có chứng từ hợp lệ và được lưu giữ bởi Ban Tài chính. Trường hợp phát hiện gian lận hoặc lạm dụng quỹ, cá nhân vi phạm chịu kỷ luật nghiêm khắc và phải bồi hoàn.

7.4 — Báo cáo và minh bạch

Định kỳ mỗi học kỳ hoặc mỗi quý, Ban Tài chính lập báo cáo tài chính trình Ban Chủ nhiệm và thông báo tới toàn thể thành viên, nêu rõ số dư quỹ, các khoản thu – chi, nguồn tài trợ nhận được và việc sử dụng. Mọi thành viên có quyền thắc mắc về các vấn đề tài chính; Ban Chủ nhiệm có thể mời kiểm tra độc lập khi cần thiết.

Đánh giá được thực hiện mỗi học kỳ (2 lần/năm) hoặc ít nhất một lần mỗi năm học, do Ban Chủ nhiệm chủ trì cùng Trưởng các ban.

8.1 — Tiêu chí đánh giá

• Mức độ tham gia: thành viên cần đạt tỷ lệ tối thiểu các hoạt động đã đề ra — ví dụ ít nhất 70% số buổi sinh hoạt mỗi học kỳ.
• Hiệu quả đóng góp: mức độ hoàn thành nhiệm vụ, vai trò và thành tích trong các dự án, cuộc thi hoặc sự kiện.
• Thái độ và tinh thần: tinh thần học hỏi, sự chủ động, thái độ hợp tác và tuân thủ kỷ luật.
• Tuân thủ nội quy: thành viên đã bị cảnh cáo hoặc khiển trách sẽ bị trừ điểm đánh giá và cần chứng minh sự tiến bộ.

8.2 — Xử lý kết quả

Thành viên đáp ứng tốt tiếp tục giữ tư cách và có thể được tuyên dương hoặc đề bạt vào vị trí phụ trách. Thành viên chưa đạt sẽ được nhắc nhở, tư vấn và hỗ trợ trong học kỳ tiếp theo. Kết quả thấp dẫn tới cảnh cáo về nguy cơ mất tư cách và một giai đoạn thử thách với yêu cầu cụ thể.

8.3 — Chấm dứt tư cách thành viên

Nếu không đáp ứng yêu cầu tối thiểu sau khi đã được nhắc nhở và tạo điều kiện cải thiện, CLB sẽ xem xét đình chỉ hoặc chấm dứt tư cách. Thành viên bị chấm dứt phải bàn giao lại mọi tài sản, tài liệu của CLB đang giữ và mất các quyền lợi thành viên kể từ ngày quyết định có hiệu lực. Thành viên chủ động xin rút vì lý do cá nhân cần thông báo trước và hoàn tất thủ tục bàn giao.

Mục tiêu là giải quyết triệt để vấn đề, đảm bảo đoàn kết nội bộ và quyền lợi chính đáng của tất cả thành viên.

9.1 — Quyền và hình thức khiếu nại

Mỗi thành viên có quyền khiếu nại đối với các quyết định của CLB — kỷ luật, khai trừ, phân công nhiệm vụ, kết quả đánh giá. Khiếu nại phải được thực hiện bằng văn bản (đơn có chữ ký hoặc email từ tài khoản cá nhân chính thức) gửi đến Ban Chủ nhiệm, nêu rõ vấn đề, lý do và đề nghị hướng giải quyết. Nên gửi trong thời hạn 7 ngày kể từ khi nhận được quyết định.

9.2 — Thụ lý và quyết định

Ban Chủ nhiệm xác nhận đã nhận đơn và có thể tổ chức cuộc họp với các bên liên quan để thảo luận công khai. Quyết định giải quyết được đưa ra trong vòng 14 ngày, lập thành văn bản nêu rõ kết quả xem xét và hướng giải quyết. Quyết định của Chủ nhiệm là quyết định cuối cùng trong phạm vi CLB.

9.3 — Giải quyết tranh chấp nội bộ

Các bên nên chủ động trao đổi trực tiếp trên tinh thần cầu thị trước. Nếu không tự hòa giải được, báo cáo lên Ban Chủ nhiệm để đóng vai trò trung gian; biên bản cuộc họp sẽ được lập để lưu lại nội dung đã thống nhất. Tranh chấp đặc biệt nghiêm trọng vượt quá khả năng hòa giải nội bộ sẽ được báo cáo lên Phòng Công tác Sinh viên hoặc Ban Giám hiệu.

10.1 — Phạm vi áp dụng và ưu tiên

Nội quy áp dụng cho toàn bộ thành viên, cộng tác viên, đội dự án khi tham gia hoạt động dưới danh nghĩa LRAS. Trường hợp có khác biệt giữa nội quy này và quy định của Nhà trường, quy định của Nhà trường được ưu tiên áp dụng.

10.2 — Hiệu lực và thay thế

Nội quy có hiệu lực từ 15/08/2025 và thay thế mọi phiên bản ban hành trước đây. Mọi sửa đổi, bổ sung sẽ được Ban Chủ nhiệm xem xét, thông qua và cập nhật tại mục “Bảng cập nhật” của văn bản gốc.

10.3 — Tổ chức thực hiện

Ban Chủ nhiệm chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn và giám sát thực thi; Trưởng các ban triển khai tới từng thành viên ban mình. Thành viên có nghĩa vụ đọc kỹ, hiểu và cam kết tuân thủ.

Điều khoản riêng cho hệ thống này. Văn bản nội quy gốc ra đời trước Portal và không quy định về tài khoản, phiên đăng nhập hay dữ liệu vận hành.

11.1 — Tài khoản và quyền truy cập

Portal không có đăng ký tự do. Truy cập được cấp qua đăng nhập Google đối chiếu với danh sách thành viên do quản trị viên duyệt. Mỗi tài khoản Google tương ứng với đúng một hồ sơ thành viên. Thành viên chịu trách nhiệm bảo vệ tài khoản của mình và không được chia sẻ phiên đăng nhập cho người khác — hành vi này thuộc phạm vi §4 về bảo mật thông tin.

11.2 — Phạm vi sử dụng dữ liệu

Dữ liệu hiển thị trên Portal — hồ sơ thành viên, tài liệu dự án, sổ quỹ, nhật ký thiết bị — là thông tin nội bộ theo §4.1. Việc xuất, sao chụp hoặc chia sẻ ra ngoài phạm vi nhiệm vụ được giao là vi phạm bảo mật và bị xử lý theo §4.4.

11.3 — Ghi nhận hoạt động

Mọi thao tác có tính thay đổi dữ liệu đều được ghi vào nhật ký kiểm toán kèm danh tính người thực hiện và thời điểm. Nhật ký phục vụ đối soát, xử lý sự cố và quy trình kỷ luật tại §6; dữ liệu cá nhân nhạy cảm được lược bỏ trước khi ghi.

11.4 — Thu hồi quyền truy cập

Quyền truy cập Portal gắn với tư cách thành viên. Khi tư cách bị đình chỉ hoặc chấm dứt theo §6 hoặc §8.3, quyền truy cập được thu hồi kể từ ngày quyết định có hiệu lực, đồng thời với việc bàn giao tài sản và tài liệu.